Möjliggörande av projekt- och portföljstyrning vid implementering av nytt IT-verktyg

Uppdragets övergripande mål var att möjliggöra projekt- och portföljstyrning i enighet med uppdragsgivarens IT-strategi för digitalisering genom implementering av ett IT-verktyg. Projektet innefattade övergripande två faser; implementering av projekt- och portföljverktyg samt verksamhetsutveckling av projekt- och portföljstyrningen. Prové levererade en projektledare för uppdraget.

Införandet av IT-verktyget innebar förändringar i arbetssätt för alla medarbetare och chefer, samt för roller som projektledare och portföljledning – totalt ca 400 personer. Under införandet definierades pilotprojekt, där de nya arbetssätten utvecklades och verifierades innan breddinförande genomfördes.

Arbetssätten och systemet utvecklades utifrån verksamhetens behov och beskrevs i tydliga lathundar med instruktioner, checklistor och beskrivning av syfte med varje steg. Utöver detta kartlades projektledningsprocessen inklusive definierade beslutspunkter, och den uppdaterade processen samt styrande och stödjande dokument tydliggjordes i systemet.

Effekten blev högre kvalité på projektarbetet och uppföljning av portföljen då både nya och erfarna projektledare lättare gjorde rätt genom att följda instruktionerna, vilket in sin tur ledde till ett mer effektivt arbete för hela organisationen och krävde mindre personligt stöd från portföljstödet.