11 enkla tips för att lyckas med det digitala mötet

Prové har utvecklat olika digitala format så att vi tillsammans kan fortsätta med vårt arbete, fast på ett sätt som är anpassat efter dessa ovanliga tider. Här är 11 enkla tips för att lyckas med det digitala mötet:

1. Om du håller i mötet, var igång ca 10 min tidigare.
2. Kontrollera utrustning och testa utrustning:
   • Kontrollera knapp för att kontrollera mic och kamera.
   • Det är bra om du ställer in kameran så att den är i nivå med dina ögon. Då kan den du pratar med se dig rakt framifrån och kan se dig i ögonen.
   • Se till att belysningen är bra i rummet, du ser hur bilden blir i din egen dator, justera så att det blir bra. Att sitta vid ett fönster eller stark lampa bakom ryggen ger motljus och gör att ditt ansikte inte syns. Bättre med ljus framifrån.
   • Stäng av (tysta) mikrofonen när du inte pratar. Glöm inte att sätta igång mikrofonen igen när du skall ha ordet.
   • Stäng av ljudet på mobilen så att inte den tar uppmärksamhet från mötet.
3. Hälsa på varandra innan mötet startar. Ta gärna en snabb check-in för var och en om antalet mötesdeltagare tillåter detta. Ha gärna kameran igång vid incheckningen så att ni ser varandra.
4. Det är bra om du är i en ostörd miljö när du har ett videosamtal. Både för din egen skull och för att den du pratar med ska höra vad du säger. Det är också bra med tanke på sekretessen. Det är bra med många textilier i rummet så att det inte är för kalt.
5. Du som använder mobil eller surfplatta ska tänka på att hålla den stadigt. Bildkvalitén blir till exempel mycket sämre av att du går omkring. Om du har wifi så kan bilden frysas när du går runt – hitta en wifi-punkt.
6. Ha en redan planerad plan B – om något strular. Meddela ett telefonnummer som alla kan ringa in till och ha gärna en lista med allas telefonnummer.
7. Ha tydliga roller. Vem leder mötet och driver på.
8. Prata inte i mun på varandra. Ha en plan för hur ni ”räcker upp handen” och får ordet.
9. Tidsbegränsa mötet och ha en agenda. Om möjligt boka aldrig längre möten än 45 minuter. Skicka ut agendan innan mötet.
10. Tänk på bakgrunden. Om video skall användas. Kolla bakom dig så det inte är några objekt i bild som kan störa.
11. Var med där och då. Var närvarande och undvik att arbeta med annat under mötet.

Ett sista tips är att öva med en kollega innan du har ett skarpt möte. Prové erbjuder anpassade utbildningar kring olika digitala format, för större grupper eller för enskilda personer.

Läs även artikeln Hur kan vi upprätthålla kvalitet, effektivitet och hålla fast vid det sociala sammanhanget med fler digitala möten på distans?