Kom i kontakt

17 mars 2020

Hur kan vi upprätthålla kvalitet, effektivitet och hålla fast vid det sociala sammanhanget med fler digitala möten på distans?

Vi har en utmanande situation just nu i och med Covid-19. Detta innebär att det är mer digitalt som gäller för många verksamheter och organisationer, och vi distansarbetar i större utsträckning. Men hur kan vi säkra upp att vi levererar med fortsatt kvalitet och effektivitet? Och hur kan vi upprätthålla känslan av att tillhöra ett socialt sammanhang när vi arbetar hemifrån? Här kommer några tips på hur du kan skapa en produktiv och förhoppningsvis mer kreativ och roligare distansarbetsdag.


Hur startar man upp en distansdag med digitala möten på agendan?

  • ”Gå till jobbet” – även fast det inte är fysiskt på din vanliga arbetsplats. Börja dagen med dina vanliga rutiner precis som inför en arbetsdag med kollegor på kontoret eller hos kund.
  • Boka en daglig Check-in med videosamtal på morgonen med dina närmsta kollegor och drick morgonkaffet tillsammans. Då får du träffa kollegorna virtuellt när arbetsdagen börjar och kan prata om planerna för dagen, se varandra och fråga hur alla mår.

Glöm inte av att röra på dig och att umgås virtuellt

  • När man jobbar fysiskt på ett kontor rör man sig mer naturligt mellan exempelvis olika mötesrum eller lunchrummet – så för att inte tappa rörelsen när du sitter på hemmakontoret – kombinera en promenad med ett telefonmöte om vädret tillåter.
  • Ha gärna en plan för fysisk aktivitet varje dag. Det finns massor med tips kring enkla fysiska övningar att göra hemifrån. Använd er interna chatt för att peppa varandra att göra övningar och man kan ju även ses digitalt och göra dem ihop vid bestämda tidpunkter.
  • Se till att sitta bekvämt och variera din arbetsställning. Kroppen och huvudet mår bäst av bra ergonomiska förutsättningar.
  • Skicka en inbjudan till en digital fika med kollegorna och prata en stund över en kopp i det virtuella rummet i stället för vid kaffeautomaten.
  • Skratta! Vi får inte glömma av att ha roligt tillsammans när vi arbetar på distans, tillåt er att dela humorklipp och länkar.

Hur träffas man bäst via digitala plattformar?

  • Använd om möjligt videosamtal så att du ser dina kollegor och kunder. Att höra skratt och tonläge, se kroppsspråk och ansiktsuttryck ger energi, ökar förståelsen för varandra och är viktigt för den totala mötesupplevelsen.
  • Skapa nya arbetssätt utifrån rådande förutsättningar. Testa och utvärdera olika verktyg och bestäm vilka digitala verktyg som passar er verksamhet bäst. Välj plattform och verktyg utifrån syftet och vad du vill åstadkomma. Oavsett om det handlar om stöd för virtuell brainstorming, att dela och skriva i samma dokument, rita på en virtuell whiteboard eller skapa chattgrupper för olika arbetsrelaterade ämnen så går det mesta att lösa. Det finns stöd och verktyg för nästan alla typer av möten.
  • Tänk på vikten av att fånga upp alla i organisationen och ha förståelse för att det finns varierande erfarenhet och kunskap kring digitala verktyg och arbetssätt. Vi har alla olika långa startsträckor gällande det digitala. Det kan kräva kompetensutveckling för somliga och att inledningsvis anpassa verktyg efter förmåga.

Hur kan man lindra oron digitalt när vi skulle behöva ge en kram?

  • Ta allas oro på allvar. Prata öppet om vad som sker nu ­– och vad vi tror händer framåt? Vad händer i omvärlden – i den egna organisationen? Som personalansvarig kan du boka individuella videosamtal med dina medarbetare. Ha gärna en stående mötestid och prata hellre korta stunder och ofta om du märker av oro.
  • Vi är alla olika och reagerar olika på det som sker. Ibland kan man som arbetsgivare behöva erbjuda samtal med annan part i förebyggande syfte, exempelvis en psykolog.

 

Självklart hoppas vi att vi kan möta våra kollegor och kunder även fysiskt inom en snar framtid och att vi då skall kunna se värdet i att vi tog stora digitala kliv framåt. I en tid när det krävdes extraordinära insatser och att snabbt kunna ställa om till anpassade arbetssätt hittade vi kraften att tillsammans skapa kreativa lösningar och att dela med oss av vår kunskap och erfarenheter.

Läs även
11 enkla tips för att lyckas med det digitala mötet

Prové erbjuder anpassade utbildningar kring olika digitala format, för större grupper eller för enskilda personer. Kontakta Mia Leterius om du vill ha en anpassad utbildning eller få tips på hur du lyckas med ditt nästa digitala möte eller Camilla Tuneberg om du vill veta mer om vårt arbete med individ-, grupp- och ledarskapsutveckling:

Aktuellt

Vi håller dig uppdaterad

Ta del av det senaste från Prové. Nyheter, analyser, omvärldsbevakning, evenemang och föreläsningar. Anmäl dig till vårt nyhetsbrev ProvéEffekten så får du dessutom massor av inspiration direkt i din inkorg.

Läs våra tidigare nyhetsbrev här

Nyheter om förändringsledning

Prenumerera

ProvéEffekten, ett nyhetsbrev från Prové med aktuella händelser, analyser och rapporter och mycket mer. Kommer ut ca 4 gånger/år: