9 tips för bättre digitala möten
6 maj 2025
I takt med digitaliseringens framfart och övergången till distans- och hybridarbete, har de digitala mötena erövrat alltmer tid i våra kalendrar. Digitala möten erbjuder fördelar såsom flexibilitet och skalbarhet, men kan trots det uppfattas som tråkiga och ineffektiva. För att uppnå effektfulla och funktionella digitala möten krävs ett förhållningssätt som förtydligar ansvar, syfte och annat som vi tidigare har tagit för självklart i fysiska möten.
De digitala mötena är här för att stanna. Våra konsulter på Prové – en del av Frontit faciliterar dagligen en rad olika typer av möten som ofta, om inte i regel, sker helt eller delvist digitalt.
Utvecklingspotential efter snabb omställning
Övergången till digitala möten gick snabbt under pandemin 2020, vilket gjorde att arbetssätt och möteskultur inte alltid hann anpassas till de nya förutsättningarna. Det har i vissa fall lett till att digitala möten upplevts som ensidiga eller ineffektiva. Samtidigt finns en stor potential att utveckla och förbättra hur vi använder det digitala mötesrummet.
”Jag har ibland märkt en viss tveksamhet till att ta upp vissa frågor i möten, vilket kan bero på tidigare erfarenheter av möten som inte gett önskat resultat”, säger Sofia dos Santos, managementkonsult på Prové. Genom att arbeta mer med strukturen, interaktionen och kulturen i digitala möten kan vi öka både engagemang och effektivitet. När det digitala mötet får rätt förutsättningar kan det bli ett kraftfullt verktyg för samarbete – även utan att vi ses fysiskt.
Nya förutsättningar – nya förhållningssätt
De digitala mötena har introducerat nya förutsättningar för kommunikation och interaktion, vilket kräver ett nytt förhållningssätt med anpassade ramar och spelregler. Flera av de sociala normer som råder i det fysiska mötesrummet är inte applicerbara i en digital kontext, vilket innebär att många organisationer måste ompröva den etablerade möteskulturen. Sofia dos Santos förklarar: ”Exempelvis kan vi ha mer överseende med att vara någon minut sen till mötet i en fysisk kontext, men i en digital kontext så gäller inte detta. Bara någon minuts försening kan upplevas som anmärkningsvärd.” En annan viktig aspekt som många missar är behovet av extra tydlighet i kontexten av digitala möten. ”Den digitala miljön har medfört att sådant som tidigare bara angick en själv, till exempel hur du noterade mötet i din almanacka, har blivit offentligt. Nu dyker en möteskallelse upp i alla mötesdeltagares digitala kalendrar”, fortsätter hon. Detta ställer ytterligare krav på tydlighet, ordning och struktur i allt ifrån agendor till samtalsmoderering, och där har den sammankallande ett särskilt ansvar.
”Det finns många gånger en underliggande förväntan att den som har kallat också kommer ha en ledande roll under mötet, även om så inte är fallet. Det är därför bra om den sammankallande är tydlig med förväntningar och klargör mötesstrukturen redan i kallelsen”, säger Sofia dos Santos.
Den möteskultur som råder i organisationen är däremot styrande för mötets karaktär, oavsett om mötet sker i fysisk eller digital form. Sofia dos Santos avslutar: ”Det handlar först och främst om att bli medveten om vilka normer råder och hur möteskulturen internt påverkar det digitala mötets upplevda effektivitet. Det är bara genom att vara medveten om nuläget som man kan skapa förändring”.
Se nedan våra 9 tips för bättre digitala möten:
9 tips för bättre digitala möten – innan, under och efter mötet
Innan mötet
- Schemaläggning av mötet: För att hitta en mötestid, undvik långa mejltrådar. Föreslå en lagom lång mötestid som ser passande ut via schemaläggningsfunktionen eller skicka en omröstning om mötestiden till mötesdeltagarna.
- Tydliga kallelser för klara förväntningar: Specificera i kallelsen vad syftet med mötet är och vad som ska diskuteras, gärna i en agenda. Ämnesraden i kallelsen ska tydligt ange mötets innehåll och karaktär. För att säkerställa en god engagemangsnivå under mötet, se till att rätt personer är inbjudna till mötet och att deltagarna har ett syfte med att delta.
- Sen ankomst: Att vara sen till mötet är mer anmärkningsvärt i en digital kontext, så meddela sammankallande eller skriv i möteschatten innan för att meddela om du blir sen.
Under mötet
- Sammankallande är ansvarig: Mötesdeltagare förväntar sig att den sammankallande öppnar och leder mötet. Sammankallande bör inleda med att beskriva syftet med mötet och presentera agendan, vilken bör delas med deltagarna. Om sammankallande inte kan leda mötet, bör ansvaret överlämnas till en annan deltagare före mötets start.
- Kamera på och mikrofon av: Sätt på kameran om uppkopplingen och bakgrunden tillåter och använd filter för att undvika distraktioner. Håll mikrofonen avstängd när du inte talar för att undvika brus och påpeka vänligt om störande brus uppstår från någon som kan ha glömt att stänga av mikrofonen.
- Håll engagemangsnivån uppe: Någon form av interaktion behövs för att säkerställa aktivitet och engagemang. Uppmuntra till interaktion genom direktriktade frågor och användning av reaktionssymboler. Håll mötet kortfattat och relevant och undvik diskussioner som inte angår samtliga mötesdeltagare för att bibehålla fokus och undvika multitasking.
Efter mötet
- Uppföljning och nästa steg: Använd de sista fem minuterna av mötestiden för att klargöra arbetsfördelningen och när ni ska följa upp. Om ni inte har en stående mötesserie, boka in nästa träff under mötet. Notera uppföljning och uppgifter i projektytan om ni använder en sådan eller dokumentera mötet enligt er struktur.
- Sammanfattning för återblick: En summering på slutet är viktig för att säkerställa att alla har samma bild av vad som sas och vad man kom överens om. Det kan det vara bra att skriva en kort sammanfattning inklusive uppföljningspunkter i möteschatten för att mötesdeltagare med lätthet ska kunna påminna sig om de diskussioner som fördes.
- Utvärdera mötet: Reflektera över mötes utfall och om det finns något behov av att ändra mötesstrukturen till nästa gång.
