Säkerställ att effekterna hämtas hem
5 oktober 2021
I den allt högre utvecklingstakt som råder är det viktigt att välja rätt förändringsinitiativ och sen driva dem på ett framgångsrikt sätt. En av utmaningarna i förändring är att ha förmågan att välja rätt bland olika handlingsalternativ. Effekthemtagning är verktyget som ger förmågan till medvetna val i utvecklingsarbetet och fokus på önskade effekter.
Önskade effekter ska visa färdriktningen i utvecklingsarbetet. Arbetet med effekthemtagning startar därför tidigt i utvecklingsinitiativets första fas och behöver därefter vara ett medvetet fokus längs hela förändringen, liksom i samband med uppföljning och utvärdering av genomförande och resultat.
I grunden handlar det om att skapa förutsättningar och förmåga att arbeta med rätt saker, på rätt sätt och driva förändringsarbete hela vägen till verkligt förändrade beteenden och arbetssätt.
Prové har ett egenutvecklat koncept för att medvetet, strukturerat och kontinuerligt arbeta med att säkra uppfyllelsen av önskade effekter. I grunden handlar det om att skapa förutsättningar och förmåga att arbeta med rätt saker, på rätt sätt och driva förändringsarbete hela vägen till verkligt förändrade beteenden och arbetssätt. Det handlar inledningsvis om att analysera och definiera önskade effekter och att ta fram hemtagningsplaner för kontinuerlig prioritering och beslut om vägval i förändringsarbetet.
Effektanalys sätter fokus på vad vi vill uppnå
Hur organisationen betraktar och upplever nuläget kan se olika ut. Om vi vill uppnå ett en lyckad förändring i både genomförande och resultat behöver vi vara medvetna om hur vi ser på nuläget och ha en gemensam syn på det önskade läget. Vid oenighet har vi inget naturligt nästa steg och då krävs det att vi öppnar upp för dialog, skapar arbetsmoment och till exempel prata om vision, mål och vart vill man. Detta gör vi genom det gemensamma arbetet med effektkartan.
Provés verktyg för effektanalys är en enkel metod som sätter fokus på vad man vill uppnå med sin förändring, det vill säga en beskrivning av det önskade läget. Genomförandet av en effektanalys skapar en dialog och gemensam upplevelse för deltagarna och möjligheten att fokusera på det önskade läget genererar positiv energi.
En beslutad effektkarta fungerar som en karta under förändringsresan och kommande lösningförslag stäms av mot kartan.
Resultatet av effektanalysen är en effektkarta, som är en visuell bild att kommunicera kring avseende effekter och vad som behöver göras för att nå önskat läge. En beslutad effektkarta fungerar som en karta under förändringsresan och kommande lösningförslag stäms av mot kartan. Ur ett utvärderings- och uppföljningsperspektiv kan effektkartan också ge en bra överblick kring hur arbetet har fortskridit inom de olika områdena och den kan användas som ett verktyg i den löpande uppföljningen av ett förändringsarbete.
Att mäta och hämta hem nyttor
Framgångsrik förändringsledning där man uppnår effekt baseras på att säkerställa att framgångsfaktorer byggs in i tillvägagångssättet, att hinder arbetas bort och risker elimineras innan de inträffar.
Detta säkerställs genom en effekthemtagningsplan, som är ett verktyg för att aktivt arbeta med effektkartan under resans gång. Planen medför en kontinuerlig uppföljning och prioriteringar utifrån önskade effekter/möjliggörare och vad som faktiskt sker i förändringsarbetet.
Att uppnå affärsnytta eller verksamhetsnytta är alltid på ett eller annat sätt målet med ett förändringsinitiativ.
Det gäller även att fokusera på ett utvecklingsinitiativ i taget. Förändringen måste få ta plats och verksamheten behöver hinna reflektera och landa tillbaka det nya normalläget efter ett avslutat utvecklingsinitiativ.
Att uppnå affärsnytta eller verksamhetsnytta är alltid på ett eller annat sätt målet med ett förändringsinitiativ. Eftersom effekterna i många fall uppstår efter att utvecklingsprojektet avslutats förutsätter detta att projektet utser en effekthemtagningsansvarig som ansvarar för att kontinuerligt mäta effekterna av förändringen. Detta innebär att man inledningsvis tar fram lämpliga indikatorer som bäst kan mäta de effekter som verksamheten vill följa upp som synliggör förflyttningen.
Att utse en effekthemtagningsansvarig innebär att verksamheten säkerställer att utvecklingsinitiativet styr mot de önskade effektmålen, genom att hela tiden under projektet gång stämma av mot effektkartans sluteffekter. Möjliggörarna i effektkartan visar vad man behöver fokusera på för att nå effekt. Det kan innebära olika initiativ, både strukturella och kulturella. Man kan mäta såväl kvantitativa som kvalitativa nyttor. Men nyttan ska kunna mätas – först då vet man om de önskade effekterna har hämtats hem.
Hur säkrar ni effekthemtagning i era utvecklingsprojekt?