Mätning och hemtagning av effekter – nyckeln till verksamhetsnytta

Förändringar som leder till verklig verksamhetsnytta kräver ett medvetet och genomtänkt tillvägagångssätt. En effektanalys tidigt i förändringsarbetet ger de viktiga svaren på varför förändringen ska genomföras och vad som behöver hanteras för att de önskade effekterna ska uppnås. En tydlig process för effekthemtagning genom kontinuerlig mätning och uppföljning av önskade effekter är en viktig nyckel till framgång i förändringsarbetet.

En otydlighet kring effekterna kan medföra att det görs felaktiga prioriteringar, i både enskilda förändringsinitiativ och i utvecklingen av verksamheten som helhet. Effektanalysen är ett verktyg för ledningen som ger uppföljningsbara effektmål och en tydlig och enad bild kring riktningen framåt. Resultatet av analysen – effektkartan – kan användas som en guide under förändringsarbetet och är dessutom en förståelig och visuell bild att kommunicera kring om vad som ska uppnås. För att kunna följa upp effekterna behöver analysen kompletteras med ett resonemang och beslut kring hur effektuppfyllelsen ska mätas. Det kan handla om både kvantitativa mätningar såsom kundnöjdhet och ekonomiska nyckeltal. Det kan också vara mer kvalitativa mätningar, där man samlar in medarbetarnas uppfattningar kring förändringen och implementerade lösningar, och följer upp hur attityden förändras över tid.

Ansvaret för att hämta hem effekterna bör ligga på en ansvarig roll i verksamheten, och inte på projekt- eller förändringsledaren, så att både kontinuitet, uthållighet och långsiktighet i effekthemtagningen säkras.

Utifrån effektanalysen skapas en effekthemtagningsplan och genom att följa planen kan det säkerställas att effekterna faktiskt blir verklighet. En effekthemtagningsplan innefattar en beskrivning av effekterna, hur de ska mätas och när de ska följas upp. I planen definieras även vem som är ansvarig för effekthemtagningen. Ansvaret för att hämta hem effekterna bör ligga på en ansvarig roll i verksamheten, och inte på projekt- eller förändringsledaren, så att både kontinuitet, uthållighet och långsiktighet i effekthemtagningen säkras. Effekthemtagningsplanen behöver hållas levande inte bara under själva förändringsarbetet, utan även efter genomförd förändring eftersom det kan finnas effekter som hämtas hem långt efter det att själva förändringsprojektet formellt avslutats.

Tidig fokus på önskade effekter och medvetet arbete med effekthemtagning under hela förändringsarbetet ger inte bara värdefulla erfarenheter och insikter om nya förbättringsmöjligheter – det ger också ett kvitto på om investeringen gett förväntad verksamhetsnytta.

Hur säkerställer er organisation att effekterna från förändringsinitiativ integreras i verksamheten på ett hållbart sätt?

Läs även:

7 tips för effekthemtagning i utvecklingsarbete