28 januari 2021
Kontinuerligt arbete med grupputveckling – en stor möjliggörare
Ett kontinuerligt arbete med grupputveckling, där fokus lagts på hur kollegor bemöter varandra och gruppens välmående som helhet, har inneburit en stor möjliggörare när trafikkontorets enhet för ledning och styrning mötte pandemiåret 2020. Enhetens kulturella mognad visade på stora fördelar och styrkor när man blev tvungen att ställa om arbetssätten.
– För mig har det varit viktigt att inte leda PÅ distans – utan MED distans, berättar enhetschef Maria Hagberg. Maria vill fokusera på fördelen med distans, där tätare avstämningar och anpassade agendor med utrymme för personliga samtal, skapar fortsatt starka relationer.
Enhet ledning och styrning på trafikkontoret som Maria Hagberg ansvarar för arbetar med allt som rör kvalitet gällande förvaltningens metodiker och processer. Trafikkontorets övergripande uppdrag av Göteborgs Stad är att erbjuda en hållbar mobilitet och goda stadsmiljöer – en stad där boende, besökare och verksamma vill verka, vistas och mötas i. Trafikkontoret gör det i dialog och samverkan för en god leverans av en grön och nära storstad.
– Enhetens uppdrag innebär att de flesta av oss har kunnat arbeta på distans hemifrån. Det har ju självklart medfört en hel del nya arbetssätt, där vi dels har tagit stora kliv framåt inom tekniken och dels också hur vi bemöter varandra i digitala forum med till exempel löpande check-in och tätare avstämningar, berättar Maria.
Enheten har genomgått en mycket nyttig läroprocess för att komma tekniskt framåt och i arbetet för samverkan. Maria har även insett att det krävs ett mycket större fokus på medarbetarens välmående då situationen betyder att man lätt blir avskärmad från omvärlden.
”Som ledare, har även jag, fått ett väldigt fint bemötande av mina medarbetare”, Maria Hagberg
– Mitt fokus i det digitala mötet med mina medarbetare har inte i första hand handlat om leverans och arbetsuppgifter, utan nyfikenheten på människan. Som ledare, har även jag, fått ett väldigt fint bemötande av mina medarbetare. De har visat ett genuint intresse hur jag har det. Det vittnar om en mogen grupp där tilliten för varandra är stor och där vi känner ömsesidighet för att alla på enheten mår bra, fortsätter Maria.
Stöttning mellan olika förvaltningar
Avdelningsledningen inom trafikkontoret har varit ett bra stöd under året och i det forumet har det funnits möjlighet att resonera kring olika frågor och utmaningar. Det har även funnits en stöttning inom Göteborgs Stad mellan de olika förvaltningarna, där ansvariga inom förvaltningarna fått råd hur man leder med distans i en kris bland annat. Det har varit mycket värdefullt att få utbyta erfarenheter med andra enhetschefer i omställningen.
Det gäller att tänka på ett annat sätt när man lägger upp ett projekt eller möte som innebär ett digitalt format. Vi ställer inte in, vi ställer om. En sak som Maria har satt stort värde på är till exempel vikten av att avsätta tid för en incheckning när de går in i ett digitalt möte.
– Då det där spontana mötet och samtalet vid kaffemaskinen uteblir så måste vi fånga in detta innan vi avhandlar uppdrag och andra arbetsrelaterade frågor. Jag försöker även avsluta mina möten med att vi pratar om annat, berättar hon.
Vad ser du fram emot under 2021 och framåt?
När vi nu lämnat 2020 bakom oss och vi förhoppningsvis kommer ur pandemin vill Maria framförallt fortsätta fokusera på mötet med människan – det medmänskliga. Hon ser även fram emot att förvaltningen nu bygger om sina lokaler och att de går mot ett verksamhetsbaserat kontor. Ombyggnationen innebär att förvaltningen nu fokuserar på de sociala ytorna extra mycket, där det ges möjlighet att interagera med andra på ett naturligt sätt. Verksamhetsbaserat innebär en slags hybrid av aktivitetsbaserat och det traditionella kontoret, med utgångspunkten att alla ska kunna utföra sina uppgifter under sin arbetstid, under dagtid. Det kommer finnas möjlighet för mindre möten i små mötesrum, kreativa ytor, medans andra delar kommer innebära tysta ytor för mer koncentrerade arbetsuppgifter.
Maria hoppas även kunna ta med de stora fördelarna med det digitala och att det ska ges fortsatt möjlighet att delvis arbeta hemifrån för att bland annat underlätta livspussel för medarbetarna. Det har tidigare varit stor tradition inom stadens förvaltningar att alla sitter på sin arbetsplats och utför sina arbetsuppgifter, men 2020 har inneburit ett stort steg från detta. Det är viktigt att vi möter människan och ser hur hans eller hennes effektivitet bäst ger sig uttryck. När vi mår bra, så presterar vi även bättre.
– Men det jag hör allra mest från mina medarbetare är att de saknar det sociala sammanhanget, de fysiska mötena där vi kan fånga upp det där som det digitala mötet aldrig kommer att kunna återge, de gemensamma luncherna och det där spontana samtalet med kollegan vid kaffemaskinen. Det är viktigt att ta med sig framåt, avslutar Maria.
Intervjun är en del av Provés kunskapsbrev #5 som kom ut den 28 januari 2021.
Läs fler intervjuer från detta nummer: