Kom i kontakt

19 maj 2021

Kom igång med er omvärldsanalys

Det kan vara svårt att sortera och förstå betydelsen av förändringar i beteenden, tekniker och trender och vilken påverkan det har för oss och för den organisation vi verkar i. Omvärldsanalys är en metod för att skapa förståelse och sammanhang för den värld vi lever i. Omvärldsanalys bör vara ett kontinuerligt arbete då omvärlden vi lever i snabbt kan förändras. Den tjänst eller produkt som kunden efterfrågar idag kanske måste uppfylla ett lite annat, eller till och med ett helt nytt behov imorgon.

Hur kommer man igång med sin omvärldsanalys?

Börja med att fundera på hur förutsättningarna för omvärldsanalys ser ut i er organisation. Exempel på frågor att ställa sig kan vara: Vad är syftet med analysen? Vilken är tidshorisonten? Vilken omfattning och vilka resurser rör det sig om? Vilka avgränsningar ska göras? (geografiskt, demografiskt, etc.) Hur ser ansvars- och rollfördelningen ut vid omvärldsanalysarbetet? Vilka kollegor är redan insatta i frågan? Vem ska använda resultatet? Ska arbetet redovisas, i så fall hur? Hur jobbar vi med dessa frågor idag? Genom att ställa de här frågorna initialt skapas rätt förutsättningar för ett fortsatt effektivt arbete med omvärldsanalysen.

Metoder för insamling av data kan ske på många sätt, allt ifrån att läsa dagspress, se den dagliga nyhetsrapportering, prenumerera på olika nyhetsbrev, delta på branschmässor till att systematiskt scanna och sortera information som händer runt kring oss genom specifika verktyg för omvärldsbevakning.

När förutsättningarna är tydliggjorda är nästa steg att utforma ett arbetssätt för omvärldsanalysen som är anpassat efter verksamhetens verklighet. Frågor att fundera på är moment som bör inkluderas i arbetssättet och till vilken utsträckning. Beroende på svaren kan man säkra upp resurser och en organisation kring arbetssättet.

En omvärldsanalys innefattar ett antal olika moment och övergripande genomförs omvärldsanalysen i fem faser:

Bevakning av omvärld och trender
Sök trender och tendenser i omvärlden. Här handlar det om att hitta rådata. Huruvida trenden är relevant företaget, eller inte, återstår att se. I denna fas är det bra att vara öppna för alla typer av trender; teknikförändringar, beteendeförändringar och tendenser i samhället. Fasen är viktig då den tillåter oss att öppna upp för omvärlden och att vi får nya intryck. Här ska informationen vara faktabaserad och objektiv. Försök att beskriva förändringen genom att besvara frågor så som: Har trenden funnits länge? Är den allmängiltig? Hur det ser ut i andra länder? Vilka drivkrafter ligger bakom? Vilka aktörer ligger bakom, hur starka är de och vilket inflytande och resurser har dem? Ge gärna exempel, statistik och belägg för trenden. Beskriv om det finns motkrafter. Exempel på en motkraft inom digitalisering kan nämnas de som arbetar aktivt för att minska användningen av t ex sociala medier på grund av psykisk ohälsa och på grund av att den ökade skärmtiden medför att fysisk aktivitet minskar. Metoder för insamling av data kan ske på många sätt, allt ifrån att läsa dagspress, se den dagliga nyhetsrapportering, prenumerera på olika nyhetsbrev, delta på branschmässor till att systematiskt scanna och sortera information som händer runt kring oss genom specifika verktyg för omvärldsbevakning.

Analys
När man öppnat upp och fått nya intryck handlar det om att se på det som finns inom organisationen. Analysera och prioritera trenderna från insamlingen. Hur stor påverkan kan dessa trender och tendenser komma att ha? Vilka konsekvenser har de? Vissa konsekvenser är hot – vilka är möjligheter? Vad innebär konsekvensen på sikt? I detta läge arbetar man mer spekulativt och mindre faktabaserat. Metoder för denna del i arbetet skulle kunna vara arbetsmoment kopplat till delar av SWOT-analys, prioriteringsövningar och/eller sambands- och konsekvensanalyser. 

Beroende på svaren kan man säkra upp resurser och en organisation kring arbetssättet.

Framtid
Hur kommer trenderna att te sig i framtiden? Man behöver ha en bild av framtiden för att kunna agera idag. Finns det olika scenarier framför oss? Vad blir resultatet av konsekvenserna – och hur skulle det påverka verksamheten, branschen eller omvärlden? Ett exempel på verktyg för att hantera framtidens osäkerheter är exempelvis scenarioplanering. Scenarioplanering handlar om att beskriva och utvärdera olika scenarios för att skapa handlingsalternativ inför beslut.

Idéer
När man har klart för sig vilka scenarier som skulle kunna ske och hur konsekvenserna skulle kunna påverka framtiden är det dags att fundera på vilka idéer som finns för att kunna möta den framtid som man tror kommer att ske. I den här fasen arbetar man spekulativt och använder sig av brainstormingsövningar för att generera idéer.

Paketering och kommunikation
Minst lika viktigt, som att genomföra omvärldsanalysen, är att förankra den inom organisationen och att den nyttjas som underlag när strategiska beslut ska fattas. För att veta hur man ska paketera och kommunicera resultatet är det därför av största vikt att veta vem som är mottagaren av analysen. Eftersom paketeringen är beroende av syftet med analysen har vi stora vinster i att vi redan innan starten funderade på förutsättningar och syftet med omvärldsanalysen i just vår organisation. Här handlar det om att undvika att analysen känns för avlägsen eller att resultaten av analysen upplevs som obekväm, vilket kan vara en utmaning.

Sist men inte minst:

  • Ett arbetssätt för omvärldsanalys som funkar bra i en organisation – funkar sällan bra i en annan. Med andra ord gäller det att hitta rätt nivå och ett lämpligt arbetssätt som är anpassat för organisationen
  • Oavsett vilket arbetssätt ni väljer, säkerställ att ni får puls i arbetet för att göra omvärldsanalysen till ett kontinuerligt arbete
  • Förväxla inte klar sikt med kort avstånd – dvs bara för att ni uppmärksammat en trend, beteende eller teknik, betyder det inte att det kommer ske inom kort
  • Alla trender gäller inte alla
  • Det nya trenderna dödar inte alltid de gamla, det gamla sättet kan hänga kvar länge
  • Överge fasta övertygelser snabbt, våga förändra er
  • Var noga med att involvera många medarbetare redan när ni utformar er omvärldsanalys, säkra en tydlig kommunikation samt säkerställ förändringsledning som en del av arbetet redan från start

Text: Sofia Wendel, Prové

 

Läs även: Närma er den troliga utvecklingen med kontinuerlig omvärldsanalys

Var befinner vi oss och vart vill vi?

Att leda i förändring

Organisationens processer är avgörande för kundens upplevelser

Medvetna affärsbeslut är början på en förändring

Planera och genomför förändringar på ett effektivt sätt

TIPS

Det finns gott om gratisverktyg för omvärldsbevakning så som Google alerts, Google trend, Flipboard, Evernote och kommersiella verktyg så som exempelvis Silobreaker eller Wide narrow.

Vill du veta mer om hur ni kan etablera arbetssätt för kontinuerlig omvärldsanalys? Sofia Wendel och Cecilia Träff svarar på dina frågor:

Aktuellt

Vi håller dig uppdaterad

Ta del av det senaste från Prové. Nyheter, analyser, omvärldsbevakning, evenemang och föreläsningar. Anmäl dig till vårt nyhetsbrev ProvéEffekten så får du dessutom massor av inspiration direkt i din inkorg.

Läs våra tidigare nyhetsbrev här

Kunskap om förändringsledning

Prenumerera

ProvéEffekten från Prové. Kunskap, inspiration, analyser, rapporter och mycket mer. Kommer ut ca 4 gånger/år:

  • Detta fält används för valideringsändamål och ska lämnas oförändrat.