Hög takt i teknologisk utveckling kräver ett snabbrörligt arbetssätt

Som ett svar på stora, komplexa IT-projekt och en föränderlig värld har det agila arbetssättet med åren fått allt större betydelse. Företag och organisationer måste ständigt vara relevanta för sina målgrupper och ha förmågan att effektivt kunna anpassa sig till nya förutsättningar. Detta gäller såväl verksamhetens produkter och tjänster, som arbetssätt och kultur.

Att ha ett agilt förhållningssätt handlar om förmågan att snabbt kunna anpassa sig till extern eller intern förändring. Genom att arbeta tvärfunktionellt har en agil organisation tillgång till ett brett kunskapsfält där man kombinerar och involverar de kompetenser som krävs för att lyckas med förändringsprojektet. Ett resultat av ett etablerat agilt förhållningssätt är ofta engagerade och motiverade medarbetare som känner sig delaktiga, upplever att de kan påverka arbetet och har hög grad av samverkan med andra.

Det agila manifestet

Att arbeta agilt innebär inte att man släpper alla planer, tvärtom krävs det både planering, struktur och ett metodiskt tillvägagångssätt. Enkelt uttryckt utgår det agila arbetssättet från det agila manifestet, vilket innehåller ett antal principer som organisationer kan välja att applicera. Ett agilt arbetssätt förespråkar framförallt två centrala aspekter; anpassningsbarheten till verkligheten samt fokuset på kundernas krav. Förändringar under utvecklingens gång välkomnas. Arbetet anpassas kontinuerligt genom att det sker i så kallade sprintar, vilka fungerar som ett antal miniprojekt i kortare cykler. Varje sprint prioriterar och tar sig an det kundbehov som är viktigast just nu utifrån en ständigt uppdaterad backlogg, och på så sätt är kundbehovet i centrum under hela utvecklingens gång.

Ett agilt arbetssätt förespråkar framförallt två centrala aspekter; anpassningsbarheten till verkligheten samt fokuset på kundernas krav.

Organisering utifrån process, tjänst eller produkt

Agila arbetssätt lämpar sig väl i projekt och verksamheter där kundvärde kontinuerligt behöver tillföras, vilket digitaliseringsprojekt är ett utmärkt exempel på. Digitaliseringen tar utgångspunkt i att processer och tjänster ska bli mer datoriserade, få ökad användarinteraktion och med färre manuella inslag, vilket också ställer nya krav på organiseringen av verksamheten. Många verksamheter är traditionellt organiserade utifrån funktion eller kompetens, och det blir en utmaning internt när processer och tjänster går tvärfunktionellt genom organisationen. Faktum är, att ju mer man digitaliserar desto större inblandning av flera funktioner eller kompetenser krävs inom samma process, tjänst eller produkt. Digitalisering handlar därför i mångt och mycket om verksamhetsutveckling eller tjänsteutveckling där en framgångsfaktor är att forma och etablera strukturer, processer och flöden som effektivt kan stödjas av system och digitala tjänster. Då har det agila arbetssättet naturligt stora fördelar eftersom organiseringen sker kring tjänsten eller produkten, där arbetet utförs i tvärfunktionella grupper bestående av de aktuella kompetenser som behövs för att utveckla en fungerande lösning.

Många verksamheter är traditionellt organiserade utifrån funktion eller kompetens, och det blir en utmaning internt när processer och tjänster går tvärfunktionellt genom organisationen.

Anpassning av de agila arbetssätten

För att få största möjliga effekt och möta behoven krävs oftast anpassning av de agila arbetssätten efter organisationen i fråga. Det behövs kompetens inom verksamhetsutveckling och förändringsledning för att forma och etablera arbetssätten så att de blir så agila som möjligt inom ramen för hur verksamheten fungerar. En effektkartläggning vid projektstart ger en tydlig bild vad organisationen vill uppnå och vilka förutsättningar som möjliggör att de uppsatta målen kan nås. Därefter sker en analys av hur de agila arbetssätten kan anpassas och tillämpas på bästa sätt och vad som kommer krävas av verksamheten i stort och dess medarbetare.

En effektkartläggning vid projektstart ger en tydlig bild vad organisationen vill uppnå och vilka förutsättningar som möjliggör att de uppsatta målen kan nås.

Väl etablerade agila arbetsätt leder till kontinuerliga leveranser och ökad flexibilitet, och kräver i sin tur också förmåga till kontinuerlig anpassning och hög leveransförmåga hos medarbetarna. För att lyckas med en gemensam prioritering av arbetsuppgifter, att se och nyttja varandras kompetenser och kunna arbeta tvärfunktionellt behöver organisationskulturen präglas av tillit och engagemang, med individer som kan ta ansvar, har hög grad av självledarskap och förmåga till samarbete. Det resulterar i bästa möjliga kundnytta samtidigt som den agila organiseringen av grupper ger ett effektivt nyttjande av resurserna.

Läs även:

Planera och genomför förändringar på ett effektivt sätt

Få ut effekten av ert digitaliseringsprojekt

Utveckling med kundupplevelse i fokus