Kom i kontakt

10 juni 2020

Få ut effekten av ert digitaliseringsprojekt

Digitaliseringstakten har aldrig varit så hög som nu. Många företag och organisationer har digitalisering högt upp på sin agenda och gör stora investeringar. Oavsett om det handlar om att effektivisera den inre verksamheten, att förbättra sitt kunderbjudande eller att utveckla sin affärsmodell så krävs det stora insatser i form av både pengar, tid och engagemang. Investeringar som kan vara helt avgörande för att kunna fortsätta driva en framgångsrik verksamhet. Helt enkelt investeringar som måste ge effekt.

För att få effekten av ett digitaliseringsinitiativ räcker det inte med att ha den bästa tekniska lösningen, det gäller också att den implementeras i verksamheten och används på det sätt som det var tänkt. Det handlar om att få med sig målgruppen genom den förändring som digitaliseringen medför. Nya kompetenser behövs. Nya roller och arbetsuppgifter tillkommer, andra avvecklas. Oftast medför digitaliseringen nya arbetssätt och beteenden, ibland ändrat ledarskap och kultur. Och det är här förändringsledning kommer in. Förändringsledning handlar om att skapa rätt förutsättningar för förändringen, att förstå och leda människor, att kunna hantera motstånd och utmaningar längs vägen och att systematiskt och målmedvetet driva arbetet framåt. Erfarna förändringsledare har förmågan och verktygen för att driva digitaliseringsprojekt ur alla dessa perspektiv och kan anpassa förändringsarbetet utifrån den unika situationen.

Att möta människor där människor är

Förmågan att förstå människor i förändring är avgörande. Oavsett om förändringen handlar om di­gitalisering eller något annat. Det handlar om att möta människor där människor är, så att resan mot det nya tillståndet blir effektiv och med medarbetare som mår bra längs vägen. Att som förändringsledare ha verktyg och förmåga att uppmärksamma och agera utifrån att medarbetare är olika med varierande behov och förutsättningar i förändringens olika faser. Att aktivt lyssna är ett viktigt verktyg som skapar förtroende, tillit och trygghet i förändringsarbetet.

Vikten av kommunikation ska inte underskattas och som ledare i förändring ska du ha tid, energi, närvaro och visa genuint intresse i dialogen med medarbetarna.

Vikten av kommunikation ska inte underskattas och som ledare i förändring ska du ha tid, energi, närvaro och visa genuint intresse i dialogen med medarbetarna. Det innebär att vara generös med information, ge svar på frågor, i rätt ordning och snabbt komplettera med information utifrån de frågor som ställs. Genom att skapa förutsättningar att mötas på individ- och gruppnivå kan förändringsledaren förstå hur individen eller gruppen förhåller sig till förändringen just nu. Är det större kunskap och förståelse för digitaliseringsinitiativet som individen eller gruppen behöver? Eller råd och stöd för att komma vidare i arbetet? Kanske gruppen behöver utmanande mål och uppmuntran för att medarbetarna ska hitta motivation i förändringen? Eller visionära diskussioner för att inspireras till fortsatt utveckling? Utifrån svaren anpassar förändringsledaren förhållningssätt och insatser i utvecklingsarbetet som gör att motstånd kan minskas och graden av medarbetarnas involvering ökas.

Ett öppet sinne och att utmana komfortzonen

Hur lyckat genomförandet av ett förändringsinitiativ blir påverkas i hög grad av den kultur som råder. En kultur skapas inte under ett projekt, utan är något vi bygger tillsammans och varje dag. Alla förändringar innebär att vi ska agera på ett nytt sätt i morgon, jämfört med idag. Förändringsledningen kan aktivt verka och skapa förutsättningar för ett arbetsklimat som uppmuntrar och ger mod till att våga prova nytt och vilja utvecklas i den riktningen som digitaliseringen kräver. Det handlar om att uppmuntra till ett öppet sinne, betrakta misstag som erfarenheter och coacha medarbetare i att lära nytt genom att utmana utanför den trygga zonen. Det är där vi får nya insikter och det är då vi utvecklas.

En framgångsrik förändringsledare arbetar för att skapa samsyn och ger möjlighet för medarbetaren att påverka och ge sitt eget perspektiv på förändringen, såväl som man får ta del av andras perspektiv. När vi tror på, och känner gemenskap kring det framtida läget, skapas engagemang och handlingskraft. En annan viktig drivkraft i människors vilja till förändring är positiv återkoppling.

En framgångsrik förändringsledare arbetar för att skapa samsyn och ger möjlighet för medarbetaren att påverka och ge sitt eget perspektiv på förändringen, såväl som man får ta del av andras perspektiv.

Ett verktyg i förändringsledningen är att tidigt göra analyser av vilka arbetsprocesser och beteenden som leder till det nya tillståndet som vi vill uppnå. Det handlar om att identifiera vilka kritiska positiva beteenden som finns i processerna och som påverkar hur väl vi kommer att lyckas. Om någon gör något bra som gagnar förändringen, så lägg märke till och uppmuntra det, helst flera gånger och på olika sätt. Då blir det önskvärda beteendet till slut en del av den nya vardagen.

Börja i tid och var uthållig

I centrum av digitaliseringen står alltså individen. Det är medarbetarna som ska förstå, ta till sig, kunna använda och förhoppningsvis gilla resultatet. För att lyckas med detta behöver förändringsledaren, förutom förmågan att sätta människan i centrum, också ett metodiskt tillvägagångssätt att leda förändringen. Utifrån en förståelse för nuläget och en tydlig bild av det framtida önskade läget formuleras handlingsplaner och rätt förutsättningar för digitaliseringens genomförande.

Att tidigt fokusera på och gemensamt formulera sig kring det önskade läget genom effektanalys, ger positiv energi. En effektkarta ger en visuell bild att kommunicera kring som ger medarbetarna svar på varför förändringen ska genomföras och förståelse för vad som behöver utvecklas för att nå önskat läge. Effektanalysen genomförs med fördel när digitaliseringsarbetet startar upp och involverar medarbetare med olika infallsvinklar. De personer som deltar i analysen blir på ett naturligt sätt sedan ambassadörer för förändringen.

Det gäller att tidigt identifiera digitaliseringens olika målgrupper, skapa förståelse för till vilken grad målgrupperna blir påverkade och utifrån det skapa möjlighet till inflytande och involvering i arbetet.

Det gäller att tidigt identifiera digitaliseringens olika målgrupper, skapa förståelse för till vilken grad målgrupperna blir påverkade och utifrån det skapa möjlighet till inflytande och involvering i arbetet. Målgruppsanalysen ger underlag till kommunikationsplan som är ett av förändringsledarens viktigaste verktyg.

Under själva förändringsresan, både i utvecklingsfasen men även i etableringsfasen, är kommunikation och involvering A och O. Det gäller att vara uthållig och hålla dialogerna igång redan från starten, under utvecklingen och i etableringen. Lika viktigt är kommunikation och involvering i förändringens slutskede där medarbetarna gemensamt får befästa den nya situationen och fira de framgångar som gjorts.

Självklart ska tidplaner hållas och uppsatta mål förverkligas, men tänk även på att ibland måste förändringsresan få ta tid. Att ändra beteenden och etablera nya arbetssätt tar tid och får vi inte med oss människorna sker ingen förändring. Så våga ha tålamod. Det handlar ju oftast inte om hur fort det gick utan hur bra det blev.

 

Läs även:

Att leda i förändring

Digital förändring börjar i människan

Hög takt i teknologisk utveckling kräver ett snabbrörligt arbetssätt

Utveckling med kundupplevelse i fokus

Vill du veta mer om vårt arbete med digitalisering och förändring?
Cecilia Träff och Erik Ros svarar på dina funderingar:

Aktuellt

Vi håller dig uppdaterad

Ta del av det senaste från Prové. Nyheter, analyser, omvärldsbevakning, evenemang och föreläsningar. Anmäl dig till vårt nyhetsbrev ProvéEffekten så får du dessutom massor av inspiration direkt i din inkorg.

Läs våra tidigare nyhetsbrev här

Nyheter om förändringsledning

Prenumerera

ProvéEffekten, ett nyhetsbrev från Prové med aktuella händelser, analyser och rapporter och mycket mer. Kommer ut ca 4 gånger/år: