Digitalt, fysiskt och digifysiskt

– Nu behöver vi skapa tydlighet gällande arbetssätten

Många organisationer och verksamheter har sedan starten av pandemin arbetat helt eller större delen digitalt och på distans – med möten, workshops, konferenser, eftermiddagsfikor och så vidare. Men vad händer när vi kan mötas fysiskt igen, efter att restriktionerna nu har lättat?

I många organisationer har medarbetare under en lång tid haft möjlighet att själva styra sin vardag, med bland annat distansarbete från hemmet. Många har upplevt en tillfredställande balans mellan arbete och fritid, andra har kämpat med isolering och att sätta gränserna för arbetstiden och sitt engagemang och en del har haft det tufft med att hitta motivation eller upplevt svårighet med att se sitt nästa steg i karriären.

Oavsett vilken upplevelse vi har haft som individer så kan vi ana att tiden efter pandemin kommer bli utmanande för att hitta de nya arbetsformerna. För dig som chef gäller det att tänka utifrån individens behov, men också se till hela gruppens och teamets prestation. Medarbetarna har ett eget ansvar i att fundera över vilka arbetsuppgifter hen tror är bäst att utföra på kontoret eller på annan plats, samt att fundera över hur var och en kan bidra till att återskapa samhörigheten i organisationen. Medarbetare och chefer behöver diskutera hur möten ska gå till framöver. Mötets syfte bör alltid styra formatet och vi behöver lyfta frågan om vem som ska ha mandat att besluta kring mötesformen digitalt, fysiskt eller digifysiskt.

Kundperspektivet behöver hela tiden vara i fokus.

Organisationen måste vara vaksamma för att inte blir allt för introverta nu när vi sätter upp planerna för det nya normala och inte bara utgå ifrån medarbetarnas behov. Om verksamheten ska överleva måste vi tillföra värde för kunden – och få med i planen hur vi gör det på allra bästa sätt. Kundperspektivet behöver hela tiden vara i fokus. Organisationen behöver vara tydlig med vad som ska gälla framöver på arbetsplatsen. Vad blir det nya normala och vad är bäst för verksamheten, medarbetarna och kunderna?

Skapa tydlighet genom ramverk
Under 2021 har Prové stöttat organisationer och verksamheter i planer för det nya normala, under pandemin, i övergången till det nya och i det nya normala. Det handlar till exempel om utveckling av nya processer och arbetssätt, stöd till ledning och chefer i strategiskt och taktiskt ledarskap, verktyg för att leda människor i förändring, planer för lokalanpassning och digitalisering och med att stödja verksamheten med tydlig målstyrning och vision.

För att vara tydliga gentemot alla anställda om vad som gäller efter pandemin kan organisationen behöva utarbeta en policy eller ett ramverk gällande nya arbetssätt. Involvera gärna chefer och medarbetare och skapa en samsyn och en förståelse för de utmaningar man möter med de olika formaten; fysiskt, digitalt och digifysiskt.

Ett ramverk kan till exempel innehålla svar på frågor såsom:
• Hur ser uppdelningen ut gällande distansarbete/arbete på kontoret?
• Vilka arbetsuppgifter bör skötas från kontoret respektive hemmet?
• Vilka krav har vi på digital och fysisk tillgänglighet?
• Utformningen av distansarbetsplatsen och vem som betalar för vad?
• Vill vi att vissa ramar är mer fastslagna och andra mer flexibla?

Organisationen måste kunna svara på vad som är bäst för verksamheten, leveranserna och sluteffekterna – vi vill ju skapa effekt och värde!

Det är inte säkert att ramverket passar in på alla roller eller uppgifter inom verksamheten. En del uppgifter och roller kräver en större närvaro på kontoret för att skapa störst effekt och utveckling, medan andra uppgifter gynnas av distansarbete. Många strävar efter ett så kallat verksamhetsbaserat arbetssätt; där verksamhetens behov styr hur man bör arbeta. För att det ska fungera måste verksamhetens mål och vision vara tydlig. Organisationen måste kunna svara på vad som är bäst för verksamheten, leveranserna och sluteffekterna – vi vill ju skapa effekt och värde!

Hur vi ska samarbeta och genomföra möten tillsammans framöver, är som tidigare nämnts en öppen fråga. Några organisationer ser över hur en digifysik mötesbokning bör se ut – och hur medarbetaren enkelt ska kunna se att det finns tillgängliga arbetsplatser på kontoret den dagen man planerar att arbeta därifrån. Andra utvärderar möteslokalerna; behovet av smårum kan exempelvis tendera att öka då digitala och fysiska möten kommer att varvas.

Förtydliga det som redan finns och håll fast vid det grundläggande ledarskapet
Många organisationer har redan befintliga riktlinjer, som nu kan behöva förtydligas. Man måste även kunna svara på om befintliga riktlinjer fortfarande gäller, exempelvis definition av tillgänglighetstider, såsom kärntid och flex. Ett annat exempel som kan behöva tydliggöras är förväntasdokumentet med beskrivning av chefers ansvar och dokument som beskriver medarbetaransvaret.

Kom ihåg att ingen har alla svar just nu och vi måste våga testa oss fram.

Ledarskap på distans eller i en digifysisk miljö kan utövas under andra former än det traditionella, men de grundläggande ansvaren att som chef till exempel arbetsleda, ta ansvar för arbetsmiljön och stötta och följa upp medarbetarnas prestationer kvarstår. Allt ställs inte på ända för att mycket nu är nytt. Det gäller att ha ett tydligt ledarskap och att våga hålla fast vid förhållningssätt som kommunicerats tidigare. Mycket är nytt – men mycket är också som det var innan. Kom ihåg att ingen har alla svar just nu och vi måste våga testa oss fram. Att organisationen sätter regler för allt är inte det enda svaret, utan försök att se det som en möjlighet att inte ta allt för givet.

Läs även:

Säkerställ att effekterna hämtas hem

Skapa effektiva team genom GDQ grupputveckling

Individ-, Grupp- och Ledarutveckling

Att leda i förändring

Organisationsutveckling

Organisationskultur