ABW – bra eller dåligt?

Seminariet ”Aktivitetsbaserat kontor – bra eller dålig arbetsmiljö?” hölls på Chalmers under hösten av Work and Employment Research Center med senaste forskningen. Seminariet bjöd på fyra olika forskare som berättade om olika studier om arbetsmiljö, produktivitet och sjukfrånvaro mm. Forskningsområdet om aktivitetsbaserade kontor (ABW-kontor) är ett relativt nytt område och olika studier pekar åt olika håll. Det korta svaret på frågan är ABW-kontor bra eller dåligt för arbetsmiljön? Det beror på.

Det beror på:

Vad man jämför med
Olika kontorstyper medför olika för- och nackdelar. Cellkontor har t ex bättre förutsättningar för koncentrationskrävande uppgifter, öppna kontor ger större flexibilitet på mindre yta och aktivitetsbaserade kontor har visats ha fördelar som bättre kommunikation och samarbete.

Hur man förberett sig
Att flytta in i aktivitetsbaserade kontor för första gången innefattar, förutom en flytt, också ett nytt arbetssätt. Om arbetssättet har satt sig och människorna faktiskt använder olika zoner utefter vilka aktiviteter som ska genomföras finns positiva resultat på självskattad produktivitet. Om människorna däremot upplever att det tar för lång tid att hitta lämplig arbetsmiljö finns visst negativt samband på självskattad produktivitet och välbefinnande. Detta innebär att man behöver förbereda sig ordentligt, involvera alla som påverkas, skapa förutsättningar att lära och sedan träna in det nya arbetssättet.

Vad man arbetar med
Forskning har visat att roller vars uppgifter präglas av många interaktioner och varierade arbetsuppgifter gynnas av aktivitetsbaserade kontor, medan roller vars uppgifter i huvudsak innefattar individuella koncentrationskrävande uppgifter inte gynnas.

Om det fungerar som det var tänkt
I ordet aktivitetsbaserat ligger att kontoret ska baseras på vilka aktiviteter som utförs. Därför är en gedigen behovsanalys en absolut nödvändighet för att säkerställa att lokalerna faktiskt stöttar de arbetsuppgifter och leveranser som ska genomföras. För att det ska fungera som man tänkt behövs rätt typ av zoner och tillräckligt många platser inom rätt zoner så att medarbetarna lätt kan hitta en plats i den miljön som den behöver.

När man frågar
I en studie där delar av Socialkontoret i Örnsköldsvik flyttade in i aktivitetsbaserat kontor var medarbetarna mer missnöjda med arbetsmiljö pga t ex ledarskap och sammanhållning när de fick frågan efter sex månader. Samma medarbetare svarade 18 månader efter flytten att det inte var någon skillnad på hur arbetsmiljön var jämfört med innan flytt. Hur man upplever den nya arbetsmiljön beror alltså på var i förändringskurvan man befinner sig när man svarar på frågorna.

”Prové har senaste tiden hjälpt flera av våra kunder att utvärdera vilken typ av kontor som passar dem, genomfört behovsanalyser för nya lokaler och stöttat chefer och medarbetare i införande av aktivitetsbaserat arbetssätt.”

Provés reflektioner efter seminariet
ABW-kontor passar inte alla, men de passar många. Forskningen poängterar att en behovsanalys är en förutsättning för att avgöra om ABW-kontor passar verksamheten eller om andra lokallösningar och arbetssätt passar bättre. Om en verksamhet har personal som arbetar med olika typer av uppgifter är det särskilt viktigt att undersöka de olika undergruppernas specifika behov och göra de anpassningarna som krävs. Samtidig krävs stor delaktighet och ofta nya arbetssätt för alla som berörs för att lokalerna ska fungera som man tänkt. Som i andra stora förändringar hänger framgången på hur väl man lyckas förändra strukturen och kulturen i önskad riktning. Prové har senaste tiden hjälpt flera av våra kunder att utvärdera vilken typ av kontor som passar dem, genomfört behovsanalyser för nya lokaler och stöttat chefer och medarbetare i införande av aktivitetsbaserat arbetssätt.